3 pasos en transición digital para el teletrabajo

El teletrabajo permite a los trabajadores conciliar mejor la jornada laboral y personal/familiar e incluso en muchos casos mejora la productividad. Los empleados trabajan más por objetivos.

Una persona trabajando en casa
Trabajando desde casa. Foto de Pexels (Pixabay)

Para poder implementar el teletrabajo es imprescindible implementar las herramientas y dispositivos necesarios para facilitar y asegurar la comunicación bidireccional entre el trabajador y la empresa o proyecto.

La implementación se debe realizar activando los mecanismos necesarios para cumplir tanto con la seguridad y la protección de datos. Los trabajadores en remoto tienen que de cumplir las mismas leyes y normas que si trabajasen en la oficina. También tiene los mismos derechos en cuanto a formación, sueldo etc. que los trabajadores que están en el centro de trabajo.

Lo ideal es que los datos estén en la empresa, bien en equipos propios o en servicios externos contratados. Por ello es mejor trabajar manteniendo los archivos y documentos en la nube y limitar al máximo la descarga de los ficheros en los ordenadores.

Hay en el mercado aplicaciones y dispositivos para ayudarnos en la implementación, pero es primordial asumir y poner en practica 3 pasos esenciales que tienen que ver con la transformación digital de la empresa o proyecto.

1. Digitalizar y organizar la información

La dispersión y sobre todo, la duplicidad de la información, provoca procesos de información ralentizados y con errores. La dispersión se produce no sólo en el reparto entre soporte digital y analógico, además en el soporte digital se producen desencuentros en información formateada para distintas plataforma.

Es por ello que resulta imprescindible para la dispersión física de los trabajadores a distancia (teletrabajo), la digitalización de toda la información y documentación, de manera que sea accesible de manera virtual. Este proceso es siempre necesario, pero para poder implementar el teletrabajo se hace imprescindible.

imagen de código informático
Elemento digitalizado, convertido en código. Foto de Pexels en Pixabay

La calidad de la comunicación esta directamente relacionada con la consistencia y veracidad del contenido, que se consiguen con un planteamiento estricto de la arquitectura de la información que contemple los tipos de datos y las plataformas en que se editan, de manera que se genere un almacén consultivo que incluya a toda la información, con procesos de validación de permisos para su consulta o edición.

Independiente de la plataforma en que se manejen los datos originales, se tienen que generar los procesos para extraer las conclusiones e informaciones, para registrarlas en un almacén común al que acceden los trabajadores.

La transformación digital de nuestra empresa es fundamental. La inversión en la digitalización da resultados a corto plazo, se trata de una inversión imprescindible para estar adaptados al mercado actual y preparados para los movimientos futuros del mismo.

2. Gestión de los contenidos en colaboración

El acceso sencillo y colaborativo a la información es indispensable para posibilitar el teletrabajo, esto implica que la información debe moverse de forma transversal entre departamentos, eso si con un sistema de control y niveles de acceso.

Periódiodicos clasificados
Organizar la información para acceder a ella. Foto de Gino Crescoli en Pixabay

El uso de la información se diferencia en las capacidades de consulta, edición y alta y baja de contenidos. Son tareas con responsabilidades diferentes y que responden a necesidades diferentes dependiendo del departamento y actividad que desarrolla cada participe.

Es imprescindible implantar un sistema de red interna que permite a los trabajadores acceder a la información, para cubrir sus necesidades de trabajo, realizando las diferentes tareas que se van produciendo en el proceso de trabajo.

Atención a los clientes

Acceder a toda la información para poder dar una respuesta fiable y rápida a las dudas o consultas de los clientes. Este acceso debe de ser sencillo de utilizar, con elementos de apoyo para agilizar la localización del dato que se precisa.

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Estar atentos al cliente y contestar rápido. Foto de Monika en Pixabay

Generar herramientas en la plataforma para generar documentos como los presupuestos, informes de producto …, de manera que recojan los datos del repositorio para asegurarnos que son fiables y ofrezcan una estructura consistente y unificada.

Comunicación y prescripción

La generación de documentos o elementos de promoción varios precisan de el acceso a los datos del producto y los archivos de apoyo (fotos, esquemas, tablas, gráficas, …) que se pueden utilizar para reforzar el elemento de marketing y comunicación.

Planteamiento de un documento para incluir datos. Foto de Pexels en Pixabay

El que la herramienta ofrezca fácil acceso al repositorio de estos elementos con la seguridad de que se trata de la última versión validada del mismo, para poder importarlo a la herramienta en la que se este generando el elemento de comunicación.

Estudios y valoraciones

El acceder a los diferentes datos de funcionamiento comercial, relación con los clientes, procesos productivos para elaborar estudios y documentos de apoyo a las decisiones empresariales y favorecer la consciencia e implicación de los trabajadores en el proyecto y funcionamiento de la empresa.

Elaboración de informes y graficas. Foto de Pixabay

El conocimiento de estos datos favorecen la consciencia a la hora de tomar decisiones en el día a día del trabajo y conseguir que la consecución de los objetivos sea una tarea colectiva y consciente.

Manuales y capacitación

En los procesos productivos es importante tener un apoyo digital para la consulta y entrenamiento de los procesos productivos, el apoyo de contenidos multimedia (vídeo, fotos, audios) facilita y agiliza dichos procesos.

Apoyo digital a los procesos productivos. Foto de Michal Jarmoluk en Pixabay

El efectivo uso del la red interna permite ofrecer elementos de apoyo y argumentación a las peticiones y necesidades productivas.

3. Integridad y control de uso

El mantener al día y accesible la información se hace muy difícil, el que mantiene el documento no es consciente de quién usa, en su totalidad o en parte, la información que contiene, esto hace imposible el notificar a todos los interesados un cambio o actualización. Produciendo inconsistencia en el flujo de la información y la perdida en la efectividad de la misma.

Mantener la integridad de la información. Foto de Wilfried Pohnke en Pixabay

En el uso de la información sobre todo en la opción del teletrabajo se hace muy necesario el asegurar la integridad de la información o el documento que vamos a consultar o utilizar.

Tal como lo planteaba en «lo que digo no es como lo digo«, el trabajador que mantiene un documento o información no es consciente de quién lo usa en su totalidad o en parte, lo que puede provocar inconsistencia en el flujo de la información y la perdida en la efectividad de la misma.

En la red interna hay que generar una arquitectura y protocolo de gestión de la información con el objetivo de minimizar al máximo esas situaciones.

Lo primero es tener claro las dos entidades que vamos a manejar, la diferencia entre un dato (elemento básico, contrastable y que se mantiene en el tiempo) y una interpretación, opinión o descripción (conjuntos de datos y valoraciones personales, formando una frase o texto).

Esquema en el que se identifica que es dato dentro de un texto redactado
Un contenido puede hacer referencia a varios datos

Cualquiera de las entidades de la información deben tener una gestión de uso, fundamentalmente los datos, ya que su variación afecta a sí mismo y a las entidades que lo referencian. Los protocolos que mantienen la consistencia, comunican los cambios a todos los que hayan usado ese dato, permitiendo el acceso y rectificación de la cita que de los mismos se realice.

En el protocolo de mantenimiento de la integridad de los datos identificamos al usuario que ha utilizado el dato, guardando que dato, quien y para que lo ha utilizado, de esta manera, se podrá notificar a los usuarios interesados los cambios que se realicen.

Proceso de generación y gestión de contenidos

Es muy importante tener en cuenta dentro del planteamiento de la arquitectura de la información la consistencia de la misma y aunque en principio se amplíe la tarea, va a dotar al sistema de una de las herramientas más útiles. No hay que olvidar que la eficacia del sistema no depende solo de la disponibilidad del protocolo, también se deben mantener la cotidianidad por parte de los usuarios del proceso de identificación del uso de los datos.

Transición digital además de teletrabajo

La transición digital no solo es imprescindible para posibilitar el teletrabajo en las mejores condiciones, es la mejor manera de mejorar la comunicación tanto interna como externa y potenciar la implicación de todos en el proyecto empresarial.

Si nos dotamos a nivel interno de un sistema efectivo y ágil de comunicación y acceso a la información, será natural el que nuestros procesos de comunicación hacia el exterior mejoren en la misma medida.

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